AIで自動化しやすい仕事・しにくい仕事

自動化できるかどうかは、仕事の難しさで決まらない

自動化する仕事を選ぶとき、たいていは簡単そうなものから手を付ける。ところが実際にやってみると、簡単なはずの仕事ほど途中で人が入り、複雑な仕事のほうが最後まで回ることがある。この記事を読むと、自動化しやすさを決めている4つの条件と、手元の仕事にそれを当てて仕分ける手順が分かる。

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目次

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第1章　自動化しやすさは難易度で決まらない

1-1. 難しい仕事が自動化できることがある

大量の文章から必要な情報を抜き出して表にまとめる作業は、人がやると時間がかかる。

読む量が多く、判断も要る。難しい仕事に見える。

ところがこれは、自動化が回りやすい部類に入る。

読む対象が決まっていて、抜き出す項目が決まっていて、表の形が決まっているためである。

出てきたものが正しいかどうかも、元の文章と突き合わせれば判定できる。

人にとっての負荷の大きさと、自動化の通しやすさは別の話である。

1-2. 簡単な仕事が自動化できないことがある

一方で、「取引先へのメールの返信」は、人がやれば数分で終わる。

簡単な仕事に見える。

だがこれを自動化しようとすると、たいてい途中で止まる。

相手との過去のやり取り、今の交渉の状況、社内で決まっている条件、書いてよいことと書いてはいけないこと — これらが毎回違い、しかもどこかにまとまっていない。

書いた文が適切かどうかも、送る前に人が見ないと判断できない。

結果として、依頼文を書く時間と確認する時間のほうが、自分で書く時間より長くなる。

所要時間が短い仕事は、そのぶん自動化の効果も薄い。 短い仕事ほど、周辺の準備と確認が相対的に重くなる。

1-3. 分かれ目は、決まっているかどうか

2つの例を分けているのは、難易度ではない。

その仕事について、何がどこまで決まっているかである。

情報の抜き出しは、材料も、やることも、正解の形も決まっていた。

メールの返信は、そのどれもが毎回変わる。

自動化とは、決まっていることを繰り返し実行させる仕組みである。決まっていないものは、繰り返せない。

決まっている必要があるのは、次の4つになる。

難易度の軸で仕事を並べても、自動化できる順番にはならない。

並べ直す軸は、4つの条件がそろっているかどうかである。

第2章から第5章で、条件を1つずつ見ていく。

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第2章　条件① 入力が毎回そろっている

2-1. 入力がそろわないと、頼む前で止まる

自動化の話をするとき、注目されるのは生成の工程である。

だが仕事が始まるのは、その手前になる。

AIに何かを頼むには、材料が要る。元になる資料、前回の内容、今回の条件。

この材料が毎回違う場所にあり、違う形をしていると、頼む前の準備で時間が使われる。

生成そのものが数秒で終わっても、材料を集めるのに15分かかっていれば、その仕事は15分と数秒の仕事である。

生成の速さは、全体のごく一部にしか効いていない。

自動化が「思ったほど速くならない」と感じられる原因の多くは、ここにある。

入力がそろうとは、始めるときに探す先が決まっていることを指す。

2-2. 依頼文に毎回同じ説明を書いている

入力がそろっていない仕事には、分かりやすい目印がある。

依頼するたびに、同じ説明を書き直している状態である。

前提の説明、自分の状況、守ってほしい条件。これらを毎回一から書いているなら、その情報はどこにも固定されていない。

同じ資料を毎回貼り直しているのも、同じことになる。

もう1つの目印は、依頼文を書き始めてから材料を取りに行く状態である。

書きながら「そういえばあの資料が要る」と気づき、探しに行く。この往復が入るなら、材料の置き場が決まっていない。

2-3. 渡す材料を固定の場所に置く

直し方は、生成の側ではなく材料の側にある。

渡すものを決め、置き場を1つにする。

毎回書いている前提は、ファイルに書き出して置いておく。毎回貼っている資料は、決まったフォルダに決まった名前で置く。

これをやると、依頼文から前提の説明が消える。残るのは、今回だけの指示になる。

あわせて材料の形をそろえておく。

同じ内容でも、あるときは表、あるときは箇条書き、あるときは文章では、受け取る側が毎回違う読み方をすることになる。形が決まっていれば、出てくるものも安定する。

入力を固定することは、依頼の前段を自動化することにあたる。 ここを飛ばして生成だけを速くしても、全体は縮まない。

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第3章　条件② 手順が言葉になっている

3-1. 書き出せない手順は、渡しても再現しない

長くやっている仕事ほど、手順は頭の中にある。

やっている本人は迷わず進められるが、順番を書き出そうとすると出てこない。

この状態の仕事は、渡しても同じ結果にならない。

書き出せていない部分には、たいていその場で下している判断が入っているためである。

資料を見て「今回はこの切り口でいこう」と決めている。過去のものと見比べて「これは前と同じ形でいい」と決めている。

こうした判断は作業の中に溶けていて、本人も判断として認識していないことが多い。

書き出さないまま渡すと、その判断はAIが勝手に埋めることになる。埋め方は毎回変わる。

手順が言葉になっているとは、他人が同じ順番でやって同じところに着けることを指す。

3-2. 手順の説明が「いい感じに」で終わる

手順が言葉になっていない目印は、説明の中に現れる。

やり方を人に説明したとき、途中で「あとはいい感じに整える」で終わる箇所があれば、そこが書き出せていない工程になる。

「適宜」「様子を見て」「うまく」も同じである。

これらの言葉が出た箇所には、書き出されていない判断がある。

もう1つの目印は、同じ依頼から出てくるものが毎回違うことである。

指示は同じなのに結果が安定しないなら、指示に書かれていない部分をAIが埋めていることになる。

3-3. 分解の粒度は、判断が見える単位まで

手順を書き出すとき、どこまで細かく分けるかが問題になる。

基準は、判断が工程として見える単位までである。

「記事を書く」では、その中に何個の判断があるか分からない。

「切り口を決める → 構成を作る → 本文を書く → 見直す」まで分ければ、切り口を決める工程が判断であることが見える。

ここまで分けると、渡せる工程と自分が持つ工程が分かれる。切り口を決めるのは自分がやり、構成と本文はAIに渡す、という切り方ができる。

分解の目的は、渡す単位を小さくすることではない。判断がどこにあるかを見えるようにすることである。

判断が見えれば、それを条件として書き出せる。書き出せば、その工程も渡せるようになることがある。

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第4章　条件③ 合格の条件が決まっている

4-1. 合格の条件が無いと、確認が終わらない

出てきたものを見て「なんか違う」と感じ、やり直しを頼む。

出てきたものを見て、また「違う」と感じる。

この往復が続くとき、足りていないのは指示の精度ではない。通す基準が決まっていないことである。

基準が無いと、判定は毎回その場の感覚になる。感覚は日によって変わるため、同じものを見ても通したり落としたりする。

そして往復が何回で終わるかも読めない。

自動化として問題なのは、この確認工程に人の時間が無制限に吸われることである。

生成が数秒で終わっても、確認と出し直しに30分かかるなら、その工程は自動化されていない。人が全部見ている状態と変わらない。

4-2. 出し直しの回数が毎回変わる

合格の条件が決まっていない目印は、回数に出る。

同じ種類の仕事なのに、1回で終わるときと5回かかるときがあるなら、判定が安定していない。

安定していないのは出力ではなく、判定する側である。

もう1つの目印は、やり直しの指示が抽象的になることである。

「もう少し具体的に」「トーンを変えて」「なんか硬い」。

これらは、何を直せば通るのかを示していない。通る条件が自分の中で言葉になっていないため、直す指示も言葉にならない。

4-3. 落とす条件のほうが書きやすい

合格の条件を書こうとすると、たいてい手が止まる。

「良い記事とは何か」を定義しようとするためである。

先に書くのは、落とす条件のほうでよい。

通す条件は言葉にしにくいが、落とす条件は具体的に出てくる。

• 指定した文字数の範囲から外れている
• 決めた用語ではない言い方を使っている
• 事実の裏付けが無い断定が入っている
• 前回と同じ切り口になっている

これらは見れば分かる。分かるということは、判定を渡せる形になっているということである。

落とす条件が並ぶと、確認の工程が変わる。全部を読んで感覚で判定するのではなく、決めた項目だけを見て、どれにも当たらなければ通すという形になる。

この形になって初めて、確認の時間が予測できるようになる。 予測できる確認は、工程として組み込める。

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第5章　条件④ 例外の扱いが決めてある

5-1. 例外が来たときの行き先を決める

前の3つがそろっていても、想定外は来る。

材料が足りない。前提と違う条件が入っている。過去に無かった形のものが来た。

このとき何が起きるかを決めていないと、自動化は止まる。

止まるだけならまだいい。止まらずに、そのまま処理されるほうが問題になる。

材料が足りないまま生成されると、AIは足りない部分を埋めて出してくる。出てきたものは形が整っているため、確認する側も気づきにくい。

3章「手順が言葉になっている」で見た、書き出されていない判断をAIが埋める話と同じ構造である。埋まる場所が、手順から材料へ移っただけになる。

例外の扱いを決めるとは、想定外が来たときの行き先を1つに決めることを指す。

5-2. 例外が来ると人が全部やり直す

例外の扱いが決まっていない目印は、例外が来たときに工程ごと放棄されることである。

いつもと違うものが来たので、今回は自分で全部やる。

これが月に1回なら問題ない。だが週に2回起きているなら、その仕事は半分しか自動化されていない。

もう1つの目印は、例外だったことに後から気づくことである。

出てきたものを使った後で、材料が足りていなかったと分かる。この場合、例外を検出する仕組みがそもそも無い。

例外の頻度は、記録しないと分からない。感覚では「たまに」と思っている頻度が、実際には3回に1回だったということが起きる。

5-3. 止める・回す・無視するの3つから選ぶ

例外が来たときの行き先は、3つしかない。

決めるのは、どれを選ぶかと、何をもって例外と判定するかの2つになる。

判定の条件は、4章「落とす条件のほうが書きやすい」と同じ考え方で書ける。材料が決まった数そろっていない、決めた形式ではない、指定した数値より大きい値が入っている。

見れば分かる形にしておけば、判定そのものも渡せる。

例外を全部なくそうとしない。 例外が来ないように設計するのではなく、来たときの行き先を決めておくほうが早い。

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第6章　4条件で自分の仕事を仕分ける

6-1. 4条件を順に当てる

手元の仕事に、第2章から第5章の条件を順に当てる。

順番には意味がある。

入力から順に当てる。 前の条件が欠けていると、後ろの条件を検討しても意味がないためである。

材料がそろっていない状態で合格の条件を決めても、そもそも出てくるものが毎回違う。手順が書き出せていない状態で例外を定義しても、何が例外なのかが決まらない。

当てるときは、工程全体ではなく分解した工程1つずつに当てる(→3章「分解の粒度は、判断が見える単位まで」)。

「記事を書く」に4条件を当てると、たいてい全部が欠けている。「構成から本文を書く」に当てると、条件がそろっていることがある。

6-2. 欠けた条件の数で、次にやることが変わる

判定の結果は、3つに分かれる。

3個以上欠けているときに、条件を全部作りにいかない。

条件が作れないのではなく、分解の単位が大きすぎる可能性が高い。もう一段細かく分けると、その中に条件のそろった工程が見つかる。

分け直しても条件がそろわないなら、その工程は人が持つ(→7章「そろえられない条件は、人が持つ」)。

6-3. 条件がそろっている工程から始める

複数の工程で判定を終えたら、着手する順番を決める。

条件のそろっている工程から始める。

自動化の効果が大きそうな工程からではない。効果が大きい工程は、たいてい条件が欠けている。そこから手を付けると、条件を作る作業だけで止まる。

条件がそろっている工程を先に実行すると、2つのものが手に入る。

• その工程が実際に最後まで進むかどうかの結果。条件がそろっていても人が途中で入ることがあり、それは実際にやらないと分からない
• 次の工程で条件を作るときの見本。一度動かした工程の入力の置き方・合格の条件の書き方が、そのまま次で使える

条件が欠けている工程は、その後で手を付ける。

順番を「効果の大きさ」ではなく「条件のそろい方」で決める。 これが4条件を使う実際の使い道になる。

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第7章　そろわない条件は、そろえてから渡す

7-1. 後からそろえられる条件

「自動化しにくい仕事」は、その仕事が持つ性質ではない。

今の時点で条件がそろっていない状態を指しているだけである。

条件の多くは、後から作れる。

どれも、AIの性能とは関係がない作業である。

自分の仕事について決めていなかったことを、決めるだけになる。

この作業は1回やれば残る。 一度書き出した手順、一度決めた合格の条件は、次の依頼でもそのまま使える。

自動化の準備として見ると重い作業に見えるが、同じ仕事を繰り返す回数で割ると軽くなる。月に1回の仕事なら見合わないこともあるが、週に3回やる仕事なら数週間で回収する。

7-2. そろえられない条件は、人が持つ

一方で、作れない条件がある。

何のためにやるかを決めることと、外へ出した結果に責任を持つことである。

目的は、条件として書き出せない。書き出せるのは、目的が決まった後の判断基準までになる。

「読者に何を持ち帰らせたいか」を決めるのは人で、決まった後の「その狙いに合っているか」の判定は渡せる。

責任も同じである。出てきたものを外部へ出すと決めた時点で、その結果を引き受けるのは出した側になる。この工程は分解しても消えない。

この2つが残っている工程は、条件がそろわないのではなく、そろえてはいけない工程になる。

自動化の設計とは、この2つを自分が持ったまま、それ以外の条件をそろえていく作業である。

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まとめ

自動化しやすい仕事と、しにくい仕事を分けているのは、仕事の難しさではない。

入力・手順・合格の条件・例外の扱いの4つが決まっているかどうかである。

4つに共通しているのは、どれもAIの性能とは関係のない場所にあることである。

材料がどこにあるか、やることの順番は何か、何を通して何を落とすか、想定外が来たらどうするか — これらはすべて、自分の仕事について自分が決めることになる。

決まっていないものを渡すと、AIがその場で埋める。埋め方は毎回変わるため、結果も毎回変わる。

「AIに向かない仕事」に見えていたものの多くは、まだ決めていない仕事である。

自動化の作業は、AIに渡す作業ではない。渡せる形になるまで、自分の仕事について決める作業である。